สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เริ่มอย่างไรให้ใช้จริง

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เป็นระบบที่หน่วยงานรัฐจัดซื้อกันมากที่สุดระบบหนึ่ง และก็เป็นระบบที่ถูกเลิกใช้กลางคันบ่อยที่สุดด้วย ไม่ใช่เพราะระบบไม่ดี แต่เพราะงานสารบรรณผูกกับนิสัยการทำงานของคนทั้งองค์กร ไม่ใช่แค่ฝ่ายธุรการ

ทำไมถึงกลับไปใช้กระดาษ

จากที่เราเห็นในหน่วยงานที่เคยมีระบบมาก่อน สาเหตุมักวนอยู่ในสี่ข้อนี้

1. ผู้บริหารยังเซ็นกระดาษ — ถ้าปลายทางยังต้องปริ้นไปเซ็น ทุกคนจะปริ้นตั้งแต่ต้นทางเพื่อความชัวร์
2. ค้นของเก่าไม่เจอ — ระบบใหม่มีแต่หนังสือใหม่ ของเก่ายังอยู่ในแฟ้ม คนเลยต้องค้นสองที่อยู่ดี
3. ไม่รู้ว่าเรื่องอยู่ที่ใคร — ส่งเข้าระบบแล้วเงียบ ไม่มีใครรู้ว่าค้างตรงไหน สุดท้ายต้องเดินไปถามอยู่ดี
4. ใช้ยากบนมือถือ — หัวหน้าที่อยู่นอกหน่วยงานเปิดอ่านไม่ได้ เรื่องเลยค้างจนกว่าจะกลับมา

สิ่งที่ต้องตัดสินใจก่อนเริ่ม ไม่ใช่หลังติดตั้ง

ขอบเขตว่าหนังสือประเภทไหนเข้าระบบ — ไม่จำเป็นต้องเข้าทุกประเภทตั้งแต่วันแรก เริ่มจากหนังสือเวียนภายในซึ่งความเสี่ยงต่ำที่สุด แล้วค่อยขยายไปหนังสือรับ–ส่งภายนอก

ผังการเสนอเรื่อง — ต้องตรงกับผังจริง ไม่ใช่ผังในกระดาษ และต้องกำหนดผู้รักษาการแทนไว้ล่วงหน้า

ข้อมูลเก่าเอาไปด้วยไหม — ถ้าไม่นำเข้าย้อนหลัง ควรกำหนดวันตัดชัดเจนว่าตั้งแต่วันไหนเป็นต้นไปค้นในระบบเท่านั้น

ใครเป็นคนลงทะเบียนรับ — ถ้าให้ทุกหน่วยงานลงเองจะเร็วแต่เลขหนังสืออาจซ้ำ ถ้ารวมศูนย์ที่ธุรการจะคุมได้ดีกว่าแต่ต้องไม่ให้เป็นคอขวด

งานที่ควรอยู่ในชุดเดียวกับสารบรรณ

สารบรรณไม่ควรเป็นระบบเดี่ยว เพราะเอกสารมักโยงไปงานอื่นเสมอ ใน ERP HOSOffice V2 กลุ่มงานสารบรรณและเอกสารประกอบด้วยโมดูลสารบรรณ งานราชการ บันทึกประชุม ไปรษณีย์ จัดเก็บเอกสาร และงานทำลายเอกสาร

โมดูลสุดท้ายเป็นตัวที่หลายหน่วยงานลืม ทั้งที่การทำลายเอกสารมีระเบียบกำหนดระยะเวลาเก็บชัดเจน และต้องมีหลักฐานว่าทำลายเมื่อไร โดยใคร

วัดผลอย่างไรว่าได้ผลจริง

อย่าวัดที่จำนวนหนังสือในระบบ เพราะตัวเลขนั้นขึ้นได้ง่าย

ให้วัดที่ "ระยะเวลาเฉลี่ยจากวันรับเรื่องถึงวันสั่งการ"

ถ้าตัวเลขนี้ไม่ลดลง แปลว่าเปลี่ยนแค่ที่เก็บ ไม่ได้เปลี่ยนวิธีทำงาน

ตัวเลขนี้ควรดูได้จากระบบเองโดยไม่ต้องให้ใครมานั่งนับ ถ้าระบบทำรายงานนี้ไม่ได้ ควรถามผู้ขายตั้งแต่ตอนสาธิต

ข้อแนะนำสุดท้าย

อบรมให้ผู้บริหารก่อนอบรมเจ้าหน้าที่ เพราะถ้าคนอนุมัติใช้เป็นและใช้จริง คนที่เหลือจะตามเอง แต่ถ้าเริ่มจากเจ้าหน้าที่ฝ่ายเดียว ระบบจะกลายเป็นภาระที่เพิ่มขึ้นโดยไม่ลดงานเดิม

อยากดูว่าหนังสือหนึ่งฉบับเดินจากงานสารบรรณไปถึงการสั่งการอย่างไร นัดสาธิตออนไลน์ได้ ใช้เวลาประมาณ 30–45 นาที