ตั้งงบประมาณระบบ Backoffice ปีงบ 2570
แยกให้เห็นว่าค่าใช้จ่ายของระบบ ERP โรงพยาบาลมีกี่ก้อน ก้อนไหนจ่ายครั้งเดียว ก้อนไหนรายปี และรายการอะไรที่มักตกหล่นตอนตั้งงบจนต้องของบเพิ่มกลางปี
ปีงบประมาณ 2570 เริ่ม 1 ตุลาคม 2569 ถึง 30 กันยายน 2570 ช่วงนี้จึงเป็นเวลาที่หลายหน่วยงานกำลังรวบรวมคำของบ บทความนี้แยกค่าใช้จ่ายของระบบ Backoffice ออกเป็นก้อน ๆ ให้เห็นชัด จะได้ตั้งงบครั้งเดียวจบ ไม่ต้องของบเพิ่มกลางปี
ก้อนที่ 1 ค่าตัวระบบ จ่ายครั้งเดียว
ราคาระบบสำเร็จรูปมักคิดตามขนาดหน่วยงาน วัดจากจำนวนบุคลากร ไม่ใช่จำนวนเครื่องหรือจำนวนผู้ใช้ ของ ERP HOSOffice V2 แบ่งเป็น 5 ระดับ
| ขนาดหน่วยงาน | จำนวนบุคลากร | ราคาซื้อขาด |
|---|---|---|
| เริ่มต้น | 1 – 50 คน | 129,000 บาท |
| ขนาดเล็ก | 51 – 150 คน | 199,000 บาท |
| ขนาดกลาง | 151 – 300 คน | 299,000 บาท |
| ขนาดใหญ่ | 301 – 600 คน | 399,000 บาท |
| ขนาดองค์กร | มากกว่า 600 ไม่เกิน 1,000 คน | 499,000 บาท |
ราคานี้ยังไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม และเป็นแบบ ซื้อขาดครั้งเดียว ผู้ใช้งานไม่จำกัด ไม่ต้องซื้อโมดูลแยกทีหลัง
ก้อนที่ 2 ค่าบำรุงรักษารายปี เริ่มปีที่ 2
ค่า MA คิดเทียบเป็นเปอร์เซ็นต์ของราคาระบบ อยู่ในช่วง 11.6% – 13.8% ต่อปีตามขนาดหน่วยงาน ครอบคลุมการบำรุงรักษา อัปเดตเวอร์ชัน แก้ไขข้อผิดพลาด และปรับปรุงระบบตามระเบียบที่เปลี่ยนไป
จุดที่มักเข้าใจผิดคือคิดว่าต้องกันงบ MA ตั้งแต่ปีแรก ความจริงคือ ปีแรกไม่มีค่าใช้จ่าย รวมอยู่ในราคาซื้อแล้ว เริ่มคิดตั้งแต่ปีที่ 2 เป็นต้นไป ดังนั้นถ้าจัดซื้อในปีงบ 2570 งบ MA ก้อนแรกจะไปตกที่ปีงบ 2571
หน่วยงานเลือกได้ว่าจะทำเป็นสัญญาจ้างบำรุงรักษารายปี หรือจัดทำเป็นโครงการแล้วตกลงราคาตามระเบียบพัสดุที่หน่วยงานถือปฏิบัติ
ก้อนที่ 3 เครื่องแม่ข่าย หรือค่าบริการคลาวด์
ก้อนนี้ขึ้นกับว่าจะติดตั้งที่ไหน และเป็นจุดที่ตกหล่นบ่อยที่สุด
- ติดตั้งบนแม่ข่ายของหน่วยงานเอง — ต้องกันงบค่าเครื่องแม่ข่ายแยกต่างหาก แต่ไม่มีค่าบริการรายปีส่วนนี้
- ใช้คลาวด์ที่บริษัทดูแลให้ — ไม่ต้องลงทุนเครื่อง มีค่าพื้นที่และโดเมนรายปีแทน โดยปีแรกฟรี
ทั้งสองทางมีข้อดีคนละแบบ ถ้าหน่วยงานมีแอดมินดูแลเซิร์ฟเวอร์อยู่แล้ว ติดตั้งภายในจะคุมค่าใช้จ่ายระยะยาวได้ดีกว่า แต่ถ้าอยากใช้งานจากนอกหน่วยงานได้สะดวกและไม่ต้องดูแลเครื่องเอง คลาวด์จะตอบโจทย์กว่า
ก้อนที่ 4 งานที่คิดตามขอบเขต
รายการต่อไปนี้ไม่ได้รวมในราคาระบบ ควรประเมินแยกตั้งแต่ตอนตั้งงบ
- ค่าติดตั้ง ณ สถานที่ใช้งาน ถ้าต้องการให้ทีมงานลงพื้นที่
- การย้ายข้อมูลเดิมจากไฟล์ Excel หรือระบบเก่า
- การปรับแต่งรายงานและแบบฟอร์มเฉพาะของหน่วยงาน
- โครงการอบรมประจำปีที่ให้ทีมงานเข้าไปสอนและปรับปรุงระบบให้
งานกลุ่มนี้คิดค่าใช้จ่ายตามระเบียบราชการและตามขอบเขตงานจริง
เช็กลิสต์ก่อนส่งคำของบ
- นับจำนวนบุคลากรให้ตรงก่อน เพราะเป็นตัวกำหนดระดับราคา
- ตัดสินใจเรื่องแม่ข่ายก่อนตั้งงบ ไม่ใช่หลังได้งบมาแล้ว
- ถ้าจัดซื้อปีนี้ อย่าลืมว่า MA จะไปเริ่มปีถัดไป ควรบันทึกไว้ในแผนงบล่วงหน้า
- ระบุในขอบเขตงานว่าต้องมีการอบรมผู้ใช้งานและผู้ดูแลระบบ พร้อมคู่มือภาษาไทย
- ขอใบเสนอราคาอย่างเป็นทางการไว้ประกอบคำของบ
ราคาบนเว็บไซต์ใช้ตั้งงบประมาณเบื้องต้นได้
แต่เมื่อสรุปขอบเขตงานจริงแล้ว ควรขอใบเสนอราคาอย่างเป็นทางการทุกครั้ง
เพราะจำนวนผู้ใช้งาน โมดูลที่เลือก และการเชื่อมต่อกับระบบเดิมมีผลกับราคา
แจ้งจำนวนบุคลากรและระบบงานที่สนใจมาได้ ทีมงานจะประเมินและส่งใบเสนอราคาให้ โดยปกติตอบกลับภายใน 1 วันทำการ