Dashboard ผู้บริหารโรงพยาบาล ควรมีตัวเลขอะไร
แดชบอร์ดที่ผู้บริหารเปิดดูจริงมีไม่กี่ตัวเลข บทความนี้แยกว่าตัวไหนควรอยู่หน้าแรก ตัวไหนควรอยู่หน้าถัดไป และทำไมแดชบอร์ดสวย ๆ ถึงมักไม่มีคนเปิด
แดชบอร์ดเป็นสิ่งที่ทุกคนอยากได้ตอนซื้อระบบ และเป็นสิ่งที่ถูกเปิดน้อยที่สุดหลังติดตั้งเสร็จ สาเหตุมักไม่ใช่เพราะข้อมูลไม่ครบ แต่เพราะใส่มาเยอะเกินจนหาตัวที่ต้องใช้ไม่เจอ
หลักง่าย ๆ คือหน้าแรกต้องตอบได้ว่า "วันนี้มีอะไรต้องตัดสินใจ"
ผู้บริหารโรงพยาบาลไม่ได้เปิดแดชบอร์ดเพื่อดูภาพรวม แต่เปิดเพื่อหาว่ามีอะไรผิดปกติที่ต้องสั่งการ ตัวเลขบนหน้าแรกจึงควรเป็นตัวที่ "เปลี่ยนแล้วต้องทำอะไรสักอย่าง"
ตัวอย่างที่ควรอยู่หน้าแรก
- เรื่องค้างรออนุมัติ — จำนวนและอายุของเรื่อง เรื่องที่ค้างเกิน 3 วันควรเด่นกว่าเรื่องที่เพิ่งเข้า
- สถานะการใช้งบประมาณ — ใช้ไปกี่เปอร์เซ็นต์เทียบกับช่วงเวลาที่ผ่านไปของปีงบ
- อัตรากำลังวันนี้ — หน่วยงานไหนคนไม่พอ เทียบกับตารางเวรที่วางไว้
- งานซ่อมค้าง — โดยเฉพาะเครื่องมือแพทย์ที่กระทบบริการโดยตรง
- ความเสี่ยงที่รายงานเข้ามาใหม่
ตัวเลขที่ควรอยู่หน้าถัดไป ไม่ใช่หน้าแรก
ตัวเลขสะสมรายเดือน กราฟเปรียบเทียบรายปี และรายงานตามตัวชี้วัด เป็นข้อมูลสำหรับการวางแผน ไม่ใช่สำหรับการตัดสินใจรายวัน ควรอยู่ลึกลงไปหนึ่งชั้น ไม่ต้องแย่งพื้นที่หน้าแรก
ทำไมแดชบอร์ดสวย ๆ ถึงไม่มีคนเปิด
- ตัวเลขไม่สด — ถ้าข้อมูลอัปเดตวันละครั้ง ผู้บริหารจะเลิกเชื่อและกลับไปโทรถามคน
- ไม่รู้ที่มาของตัวเลข — กดแล้วดูรายละเอียดไม่ได้ ทำให้ใช้อ้างอิงในที่ประชุมไม่ได้
- เปิดบนมือถือไม่ได้ — ผู้บริหารไม่ได้อยู่หน้าคอมตลอดวัน
- ต้องล็อกอินหลายระบบ — กว่าจะรวมตัวเลขจากสามระบบก็หมดเวลาไปแล้ว
ข้อที่สี่คือเหตุผลที่แดชบอร์ดควรอยู่บนระบบที่เก็บข้อมูลเอง ไม่ใช่ระบบที่ต้องดึงจากที่อื่นทุกครั้ง
ที่มาของตัวเลขใน ERP HOSOffice V2
เสา Dashboard ผู้บริหารดึงตัวเลขจากสามเสาแรกมาสรุปเป็นภาพเดียว ประกอบด้วยกลุ่มตัวชี้วัดและแผนงาน ได้แก่ ตัวชี้วัด แผนโครงการ รายงาน HIS และความเสี่ยง
โมดูลรายงาน HIS มีไว้ดึงตัวเลขฝั่งงานบริการจากระบบ HIS ที่โรงพยาบาลใช้อยู่ ทำให้ผู้บริหารเห็นทั้งงานบริการและงานบริหารในหน้าเดียว โดยไม่ต้องเข้าไปยุ่งกับฐานข้อมูลการรักษา
แดชบอร์ดที่ดีวัดกันที่จำนวนครั้งที่ถูกเปิด ไม่ใช่จำนวนกราฟที่มี
ถ้าเดือนหนึ่งผู้บริหารเปิดไม่ถึงห้าครั้ง แปลว่าตัวเลขบนนั้นยังไม่ใช่ตัวที่เขาต้องใช้
เริ่มอย่างไร
เริ่มจากถามผู้บริหารว่าทุกเช้าอยากรู้อะไรก่อนเป็นอย่างแรก แล้วทำแค่นั้นให้ใช้ได้จริงก่อน อย่าเพิ่งใส่ทุกอย่างที่ระบบทำได้ เพราะการเพิ่มทีหลังง่ายกว่าการตัดออก
อยากดูว่าแดชบอร์ดดึงตัวเลขจากงานการเงิน พัสดุ และบุคลากรมาอย่างไร นัดสาธิตออนไลน์ได้ ทีมงานจะพาดูตามงานที่หน่วยงานใช้จริง