ระบบการลาออนไลน์โรงพยาบาล ต้องมีอะไรบ้าง

ระบบการลามักเป็นโมดูลแรกที่หน่วยงานอยากเปลี่ยนจากกระดาษเป็นออนไลน์ เพราะเห็นผลเร็วและทุกคนในองค์กรได้ใช้ แต่ก็เป็นโมดูลที่ทำให้ผิดหวังบ่อยเช่นกัน เมื่อพบว่าสุดท้ายยังต้องปริ้นใบลาไปเซ็นอยู่ดี

บทความนี้รวมสิ่งที่ระบบการลาของโรงพยาบาลควรมี จากงานติดตั้งจริงในหน่วยงานรัฐ

1. รู้จักสิทธิ์ลาตามระเบียบราชการ

นี่คือข้อแตกต่างสำคัญระหว่างระบบที่ทำมาเพื่อราชการกับระบบทั่วไป ระบบต้องแยกประเภทการลาได้ครบและคิดสิทธิ์คงเหลือให้ถูก ทั้งลาป่วย ลากิจส่วนตัว ลาพักผ่อนที่สะสมข้ามปีได้ ลาคลอดบุตร ลาอุปสมบท ไปจนถึงการลาที่ต้องแนบเอกสารประกอบ

ถ้าระบบคิดสิทธิ์ไม่ตรงระเบียบ ฝ่ายบุคคลจะต้องมานั่งตรวจซ้ำทุกใบ ซึ่งแปลว่าไม่ได้ช่วยอะไรเลย

2. สายอนุมัติที่ตรงกับผังจริง

โรงพยาบาลไม่ได้อนุมัติแบบชั้นเดียว พยาบาลอาจต้องผ่านหัวหน้าเวร แล้วจึงถึงหัวหน้ากลุ่มงาน บางประเภทการลาต้องถึงผู้อำนวยการ ระบบจึงต้องกำหนดสายอนุมัติต่างกันได้ตามกลุ่มงานและประเภทการลา และต้องมีคนรักษาการแทนเวลาผู้อนุมัติไม่อยู่ ไม่งั้นใบลาจะค้างทั้งสัปดาห์

3. มองเห็นตารางเวรตอนอนุมัติ

จุดนี้สำคัญมากและเป็นสิ่งที่ระบบลาทั่วไปไม่มี หัวหน้าเวรต้องเห็นตอนกดอนุมัติว่า ถ้าอนุมัติใบนี้แล้ววันนั้นเหลือคนกี่คน การอนุมัติใบลาโดยไม่เห็นตารางเวรคือสาเหตุของการขาดคนกะดึกที่แก้ทีหลังยาก

4. เชื่อมกับการลงเวลาเข้าออกงาน

วันที่ลาต้องไม่ถูกนับเป็นขาดงานหรือมาสายโดยอัตโนมัติ และถ้าลาครึ่งวัน ระบบต้องรู้ว่าครึ่งไหน ถ้าสองระบบนี้แยกกัน ฝ่ายบุคคลจะต้องมานั่งไล่จับคู่ข้อมูลทุกสิ้นเดือน ซึ่งเป็นงานที่กินเวลามากที่สุดงานหนึ่ง

5. ต่อถึงเงินเดือนและรายงาน

ปลายทางของข้อมูลการลาคือการคิดเงินเดือนและการรายงานอัตรากำลัง ระบบควรสรุปวันลาคงเหลือรายบุคคลได้ทันที และออกรายงานย้อนหลังได้โดยไม่ต้องขอให้ใครทำให้

6. ใช้ได้จากมือถือ

เจ้าหน้าที่ส่วนใหญ่ไม่ได้นั่งหน้าคอมทั้งวัน ถ้ายื่นลาหรืออนุมัติจากมือถือไม่ได้ ระบบจะถูกใช้เฉพาะฝ่ายสำนักงาน แล้วที่เหลือก็กลับไปใช้กระดาษเหมือนเดิม

เช็กลิสต์สั้น ๆ ก่อนเลือกระบบ

• แยกประเภทการลาตามระเบียบราชการได้ครบหรือไม่
• ตั้งสายอนุมัติต่างกันตามกลุ่มงานได้หรือไม่
• ผู้อนุมัติเห็นตารางเวรตอนกดอนุมัติหรือไม่
• ข้อมูลไหลไปที่การลงเวลาและเงินเดือนเองหรือไม่
• ใช้จากมือถือได้ทั้งฝั่งยื่นและฝั่งอนุมัติหรือไม่
• ข้อมูลบุคลากรใช้ชุดเดียวกับระบบอื่นหรือต้องคีย์ใหม่

ในระบบของเราอยู่ตรงไหน

ใน ERP HOSOffice V2 ระบบการลาอยู่ในเสาทรัพยากรบุคคล ร่วมกับโมดูลบุคลากร ตารางเวร เข้าออกงาน ธุระส่วนตัว และ Workload/อัตรากำลัง ทั้งหมดอ่านทะเบียนประวัติบุคลากรชุดเดียวกัน จึงไม่ต้องคีย์ประวัติซ้ำ และเชื่อมต่อไปถึงงานเงินเดือนในเสาการเงินและบัญชี

ระบบการลาที่ดีวัดกันที่ปลายเดือน ไม่ใช่ตอนสาธิต

ถ้าสิ้นเดือนแล้วฝ่ายบุคคลยังต้องเปิด Excel มาไล่ตัวเลข แปลว่ายังไม่จบ

อยากเห็นว่าใบลาใบหนึ่งเดินทางจากมือเจ้าหน้าที่ไปถึงเงินเดือนอย่างไร นัดสาธิตออนไลน์ได้ ใช้เวลาประมาณ 30–45 นาที