ระบบพัสดุและครุภัณฑ์โรงพยาบาล เชื่อมถึงกัน

งานพัสดุเป็นงานที่ถูกตรวจสอบมากที่สุดงานหนึ่งในหน่วยงานรัฐ แต่ก็เป็นงานที่ข้อมูลกระจายอยู่หลายที่มากที่สุดเช่นกัน ใบขอซื้ออยู่แฟ้มหนึ่ง ทะเบียนครุภัณฑ์อยู่อีกไฟล์ ประวัติการซ่อมอยู่ในสมุดของช่าง พอถึงเวลาตรวจสอบประจำปีจึงต้องรื้อทุกที่มาเทียบกันใหม่

เส้นทางของครุภัณฑ์หนึ่งชิ้น

ลองไล่ดูว่าเครื่องมือแพทย์หนึ่งเครื่องเดินทางผ่านกี่มือ

1. หน่วยงานตั้งเรื่องขอซื้อ ผ่านการอนุมัติตามวงเงิน
2. จัดซื้อจัดจ้างตามระเบียบพัสดุ ได้ผู้ขาย ทำสัญญา
3. ตรวจรับ แล้วนำเข้าคลังใหญ่
4. เบิกจ่ายไปยังหน่วยงานที่ใช้ บันทึกเข้าคลังหน่วยงาน
5. ขึ้นทะเบียนเป็นครุภัณฑ์ ติดเลขทะเบียน กำหนดค่าเสื่อม
6. ใช้งาน แจ้งซ่อมเมื่อเสีย บันทึกประวัติการซ่อม
7. ตรวจนับประจำปี และจำหน่ายเมื่อหมดอายุการใช้งาน

ถ้าแต่ละขั้นอยู่คนละระบบ ข้อมูลจะขาดตอนอย่างน้อยสามจุด คือตอนเข้าคลัง ตอนขึ้นทะเบียน และตอนซ่อม ซึ่งเป็นสามจุดที่ผู้ตรวจสอบถามบ่อยที่สุดพอดี

จุดรั่วที่เจอบ่อยตอนตรวจสอบ

• ครุภัณฑ์มีตัวจริงแต่ไม่มีในทะเบียน — มักเกิดกับของที่ได้รับบริจาคหรือได้จากโครงการ
• มีในทะเบียนแต่หาตัวจริงไม่เจอ — ย้ายหน่วยงานแล้วไม่ได้แจ้ง
• ประวัติซ่อมหาย — ช่างจำได้ว่าซ่อมแล้ว แต่ไม่มีหลักฐานว่าซ่อมเมื่อไร ใช้อะไหล่อะไร
• ยืมแล้วไม่คืน — ไม่มีระบบยืมคืน จึงไม่รู้ว่าของอยู่กับใคร

ทุกข้อข้างบนไม่ได้เกิดจากความตั้งใจ แต่เกิดจากการที่ไม่มีที่เดียวให้บันทึก

สิ่งที่ระบบพัสดุควรครอบคลุม

ใน ERP HOSOffice V2 เสาพัสดุและทรัพย์สินแบ่งเป็นสามกลุ่ม

จัดซื้อจัดจ้างและคลัง — จัดซื้อจ้างพัสดุ คลังใหญ่ คลังหน่วยงาน และคลังซ่อมอุปกรณ์ เบิกจ่ายและตัดสต็อกจากคลังเดียวกัน

ทะเบียนทรัพย์สิน — ทรัพย์สินครุภัณฑ์ ยืมคืนทรัพย์สิน ที่ดินอาคาร และทะเบียนซอฟต์แวร์ ซึ่งหลายหน่วยงานมักลืมว่าลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ก็เป็นทรัพย์สินที่ต้องมีทะเบียน

ซ่อมบำรุงและอาคารสถานที่ — ซ่อมบำรุงทั่วไป ซ่อมคอมพิวเตอร์ เครื่องมือแพทย์ ยานพาหนะ ที่จอดรถ บ้านพัก ห้องประชุม และห้องพิเศษ เจ้าหน้าที่แจ้งซ่อมออนไลน์ได้เอง ไม่ต้องเดินไปหาช่าง

ประโยชน์ที่เห็นชัดที่สุดคือตอนถูกถาม

เวลาผู้ตรวจสอบถามว่าเครื่องนี้ซื้อเมื่อไร ราคาเท่าไร ซ่อมมากี่ครั้ง ตอนนี้อยู่หน่วยงานไหน

ระบบที่ข้อมูลอยู่ที่เดียวจะตอบได้ในหน้าจอเดียว ไม่ต้องนัดกลับมาใหม่พรุ่งนี้

นี่คือความต่างที่ชัดที่สุดระหว่างการมีระบบกับการมีไฟล์หลายไฟล์

เริ่มจากตรงไหนดี

ถ้าหน่วยงานยังไม่เคยมีระบบพัสดุมาก่อน เราแนะนำให้เริ่มจากทะเบียนครุภัณฑ์ก่อน เพราะเป็นฐานที่งานอื่นต้องอ้างอิง แล้วค่อยเปิดงานจัดซื้อและงานซ่อมบำรุงตามมา ไม่จำเป็นต้องเปิดครบทุกโมดูลตั้งแต่วันแรก

อยากดูว่าใบขอซื้อใบหนึ่งเดินไปจนขึ้นทะเบียนครุภัณฑ์อย่างไร นัดสาธิตออนไลน์ได้ ใช้เวลาประมาณ 30–45 นาที