ทะเบียนครุภัณฑ์และค่าเสื่อมราคา ทำให้ตรงกับบัญชีอย่างไร
ทะเบียนครุภัณฑ์กับบัญชีสินทรัพย์มักไม่ตรงกันเพราะบันทึกคนละเวลา บทความนี้แยกจุดที่ทำให้ต่าง วิธีสอบทานรายเดือน และสิ่งที่ระบบควรทำให้โดยไม่ต้องคำนวณมือ
ทะเบียนครุภัณฑ์กับบัญชีสินทรัพย์ควรเป็นตัวเลขชุดเดียวกัน แต่ในหลายหน่วยงานกลับต่างกัน เพราะสองฝั่งบันทึกคนละเวลาและใช้ข้อมูลคนละชุด งานพัสดุขึ้นทะเบียนตอนรับของ ส่วนงานบัญชีบันทึกตอนได้เอกสารตั้งเบิก ถ้าสองเหตุการณ์นี้ห่างกันข้ามงวด ตัวเลขจะไม่ตรงทันที และจะสะสมต่อไปทุกงวดผ่านค่าเสื่อมราคา
บทความนี้แยกจุดที่ทำให้ต่าง และเสนอวิธีสอบทานที่ใช้เวลาไม่มาก
สี่จุดที่ทำให้ทะเบียนไม่ตรงกับบัญชี
| จุด | สิ่งที่เกิดขึ้น |
|---|---|
| รับของแล้วแต่ยังไม่ขึ้นทะเบียน | ทะเบียนต่ำกว่าบัญชี และค่าเสื่อมราคาเริ่มช้ากว่าที่ควร |
| ขึ้นทะเบียนแล้วแต่เอกสารตั้งเบิกยังไม่ถึงงานบัญชี | บัญชีต่ำกว่าทะเบียน |
| ราคาทุนไม่รวมค่าใช้จ่ายที่ควรรวม | มูลค่าสินทรัพย์ต่ำกว่าความเป็นจริง |
| จำหน่ายของแล้วแต่ยังไม่ลงจ่ายออกจากบัญชี | ทั้งสองฝั่งสูงกว่าของจริง และยังคิดค่าเสื่อมราคาต่อ |
ข้อแรกกับข้อสี่เป็นสาเหตุส่วนใหญ่ และทั้งคู่ไม่ได้เกิดจากการคำนวณผิด แต่เกิดจากเหตุการณ์จริงกับการบันทึกเกิดคนละเวลา
ค่าเสื่อมราคาเริ่มเมื่อใด
มาตรฐานการบัญชีภาครัฐ ฉบับที่ 17 เรื่อง ที่ดิน อาคาร และอุปกรณ์ วางหลักไว้ว่าสินทรัพย์ต้องถูกรับรู้เมื่อเข้าเงื่อนไข และคิดค่าเสื่อมราคาตลอดอายุการให้ประโยชน์ที่ประมาณไว้ สิ่งที่หน่วยงานต้องตัดสินใจเองและควรเขียนไว้เป็นแนวปฏิบัติภายในคือ
- จุดเริ่มคิดค่าเสื่อมราคา ใช้วันที่พร้อมใช้งานหรือวันที่รับมอบ ให้เลือกหลักเดียวแล้วใช้เหมือนกันทุกรายการ
- อายุการให้ประโยชน์ของแต่ละกลุ่มสินทรัพย์ กำหนดเป็นตารางกลาง ไม่ใช่ให้แต่ละคนกำหนดรายรายการ
- สิ่งที่รวมเป็นราคาทุน ค่าขนส่ง ค่าติดตั้ง และค่าใช้จ่ายที่จำเป็นเพื่อให้ใช้งานได้ ควรระบุให้ชัดว่ารวมหรือไม่รวมอะไร
- การทบทวนเมื่อมีการปรับปรุงสินทรัพย์ กรณีที่ทำให้อายุการใช้งานยาวขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ
สี่ข้อนี้ถ้าไม่เขียนไว้ จะได้คำตอบต่างกันทุกครั้งที่เปลี่ยนคนทำ และส่วนต่างจะโผล่ตอนปิดงบ
วิธีสอบทานที่ใช้เวลาไม่ถึงครึ่งวัน
ส่วนต่างที่พบตอนยังเล็ก สืบย้อนหาสาเหตุได้ ส่วนต่างที่พบปีละครั้งมักจบด้วยการปรับตัวเลขให้ตรงโดยไม่รู้สาเหตุ
ทำเดือนละครั้งตามลำดับนี้
- ดึงรายการครุภัณฑ์ที่รับเข้าในเดือนนั้นจากทะเบียน แล้วเทียบกับรายการสินทรัพย์ที่งานบัญชีบันทึกในเดือนเดียวกัน
- ดูรายการที่มีในฝั่งเดียว แล้วระบุว่าค้างอยู่ที่ขั้นใด รอเอกสารตั้งเบิก หรือรอขึ้นทะเบียน
- เทียบยอดรวมราคาทุนและยอดค่าเสื่อมราคาสะสมของทั้งสองฝั่ง
- บันทึกส่วนต่างที่ยังอธิบายไม่ได้ไว้เป็นรายการค้าง พร้อมผู้รับผิดชอบ
ข้อสี่สำคัญที่สุด เพราะส่วนต่างที่ไม่ถูกบันทึกจะกลายเป็นส่วนต่างที่ไม่มีใครจำได้ในอีกสามเดือน
ระบบครุภัณฑ์ใน ERP HOSOffice V2
- ขึ้นทะเบียนตอนรับของ ผูกกับใบสั่งซื้อและใบตรวจรับ ทะเบียนกับเอกสารจัดซื้อจึงอ้างอิงกันได้ตั้งแต่ต้น
- ตารางอายุการให้ประโยชน์ตามกลุ่มสินทรัพย์ ตั้งไว้ที่เดียว ใช้เหมือนกันทุกรายการ ไม่ต้องกำหนดรายชิ้น
- คำนวณค่าเสื่อมราคาทุกงวดอัตโนมัติ ไม่ต้องรอสิ้นปี และย้อนดูได้ว่างวดใดคิดเท่าไร
- รายงานเทียบทะเบียนกับบัญชี แสดงรายการที่มีเฉพาะฝั่งเดียว พร้อมสถานะว่าค้างที่ขั้นใด
- ลงจ่ายเมื่อจำหน่าย ปรับทั้งทะเบียนและยอดสินทรัพย์พร้อมกัน และหยุดคิดค่าเสื่อมราคาให้เอง
- เลขครุภัณฑ์และจุดเก็บ ใช้ออกใบรายการนับตอนตรวจสอบพัสดุประจำปีได้ทันที
ผลที่ได้คือค่าเสื่อมราคาเป็นผลลัพธ์ของรายการจริง ไม่ใช่ตัวเลขที่ต้องมานั่งคำนวณใหม่ทุกสิ้นปี
คำถามที่พบบ่อย
ทะเบียนครุภัณฑ์กับบัญชีสินทรัพย์ไม่ตรงกัน เกิดจากอะไรมากที่สุด
เกิดจากการที่เหตุการณ์จริงกับการบันทึกเกิดคนละเวลา ของถูกรับเข้าและขึ้นทะเบียนในงวดหนึ่ง แต่เอกสารตั้งเบิกถึงงานบัญชีในอีกงวดหนึ่ง ส่วนต่างจึงเกิดตั้งแต่วันแรกและสะสมต่อไปผ่านค่าเสื่อมราคา วิธีแก้คือสอบทานรายเดือนแทนการรอสิ้นปี
ค่าเสื่อมราคาควรเริ่มคิดเมื่อใด
มาตรฐานการบัญชีภาครัฐ ฉบับที่ 17 วางหลักเรื่องการรับรู้และการคิดค่าเสื่อมราคาตลอดอายุการให้ประโยชน์ไว้ ส่วนจุดเริ่มที่หน่วยงานใช้จริงควรกำหนดเป็นแนวปฏิบัติภายในให้ชัด เช่น ใช้วันที่พร้อมใช้งาน แล้วใช้หลักเดียวกันกับทุกรายการ เพื่อให้เทียบข้ามงวดได้
ค่าขนส่งและค่าติดตั้ง รวมเป็นราคาทุนหรือไม่
โดยหลักแล้วค่าใช้จ่ายที่จำเป็นเพื่อให้สินทรัพย์อยู่ในสภาพพร้อมใช้งานตามที่ประสงค์ จะถูกนำมารวมเป็นราคาทุน แต่รายละเอียดว่ารายการใดเข้าข่ายบ้างควรหารือกับงานบัญชีของหน่วยงาน และเขียนไว้เป็นแนวปฏิบัติเพื่อให้ทุกรายการใช้หลักเดียวกัน
ของที่จำหน่ายไปแล้วยังต้องคิดค่าเสื่อมราคาอยู่ไหม
ไม่ต้อง แต่จะหยุดคิดได้ก็ต่อเมื่อมีการลงจ่ายออกจากทะเบียนและบัญชีแล้ว ปัญหาที่พบบ่อยคือของถูกนำออกไปแล้วแต่เอกสารยังไม่ครบ ระบบจึงยังคิดค่าเสื่อมราคาต่อ ทำให้ยอดสินทรัพย์และค่าใช้จ่ายสูงกว่าความเป็นจริง
แหล่งอ้างอิง
- มาตรฐานการบัญชีภาครัฐ ฉบับที่ 17 เรื่อง ที่ดิน อาคาร และอุปกรณ์
- ระเบียบกระทรวงการคลัง ว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560
ขอขอบคุณกรมบัญชีกลาง กระทรวงการคลัง ที่จัดทำและเผยแพร่มาตรฐานการบัญชีภาครัฐและระเบียบที่เกี่ยวข้องให้หน่วยงานใช้อ้างอิงได้
บทความนี้เป็นการสรุปเพื่อเผยแพร่ความเข้าใจ ไม่ใช่คำแนะนำทางบัญชีหรือทางกฎหมาย การตีความขั้นสุดท้ายเป็นของงานบัญชีและงานพัสดุของแต่ละหน่วยงาน
ระบบนี้เป็นงานบริหารหลังบ้านขององค์กร ไม่ใช่ระบบรักษาพยาบาล