การลงเวลาปฏิบัติราชการกับวันลา ทำให้ตรงกันอย่างไร
สมุดลงเวลากับทะเบียนวันลามักเป็นคนละชุดข้อมูล ทำให้สิ้นเดือนต้องมานั่งเทียบ บทความนี้เสนอวิธีทำให้สองอย่างเป็นเรื่องเดียวกัน และข้อควรระวังเรื่องข้อมูลส่วนบุคคล
สมุดลงเวลาปฏิบัติราชการกับทะเบียนวันลาควรเป็นข้อมูลชุดเดียวกัน แต่ในหลายหน่วยงานเป็นคนละชุด คนหนึ่งดูแลสมุดลงเวลา อีกคนดูแลทะเบียนวันลา พอถึงสิ้นเดือนจึงต้องมานั่งเทียบว่าวันที่ไม่มีลายมือชื่อนั้นเป็นวันลา วันไปราชการ หรือขาดราชการ ซึ่งเป็นงานที่ใช้เวลามากและยังตอบผิดได้
บทความนี้เสนอวิธีทำให้สองอย่างเป็นเรื่องเดียวกัน พร้อมข้อควรระวังเรื่องข้อมูลส่วนบุคคล
สี่สถานะที่ต้องแยกออกจากกัน
| สถานะของวันนั้น | หลักฐานที่ควรมี |
|---|---|
| มาปฏิบัติราชการ | บันทึกเวลาเข้าและออก |
| ลาตามประเภทที่ได้รับอนุญาต | ใบลาที่ได้รับอนุญาตแล้ว |
| ไปราชการหรือไปอบรม | หนังสืออนุมัติให้เดินทางไปราชการหรือคำสั่งให้เข้าอบรม |
| ไม่มีหลักฐานใด | ต้องมีการสอบถามและบันทึกผล |
ปัญหาเกิดเมื่อสามสถานะแรกถูกเก็บอยู่คนละที่ ทำให้สถานะที่สี่ถูกค้นพบช้ากว่าที่ควร บางครั้งข้ามเดือนไปแล้ว ซึ่งเป็นเวลาที่สายเกินกว่าจะแก้ไขได้ในทางบริหาร
หลักที่ทำให้สองอย่างตรงกัน
ถ้าปฏิทินการทำงานของคนคนหนึ่งมีที่เดียว วันที่ไม่มีหลักฐานจะโผล่ขึ้นมาเองในวันนั้น ไม่ใช่ตอนสิ้นเดือน
- ให้ทุกสถานะไปปรากฏบนปฏิทินเดียวกันของบุคคลนั้น ทั้งการมาปฏิบัติงาน วันลา และวันไปราชการ
- ให้ใบลาที่ได้รับอนุญาตไปเติมสถานะให้เองทันที ไม่ต้องมีใครนำไปกรอกในสมุดลงเวลาอีกรอบ
- ให้หนังสืออนุมัติเดินทางไปราชการทำแบบเดียวกัน วันนั้นจึงไม่ถูกนับเป็นวันขาด
- ตรวจวันที่ไม่มีหลักฐานเป็นรายสัปดาห์ แทนการรอถึงสิ้นเดือน
ข้อสองกับข้อสามคือสองข้อที่ทำให้งานสิ้นเดือนหายไปเกือบทั้งหมด เพราะไม่มีอะไรต้องเทียบอีก
ข้อควรระวังเรื่องข้อมูลส่วนบุคคล
ระบบลงเวลาที่ใช้ลายนิ้วมือหรือภาพใบหน้าเกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคลที่อ่อนไหวตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 หน่วยงานจึงควรพิจารณาสี่เรื่องก่อนใช้
- ฐานการประมวลผลที่ใช้ ต้องระบุได้ว่าอาศัยฐานใดตามกฎหมาย ไม่ใช่ใช้เพราะสะดวก
- ทางเลือกสำหรับผู้ที่ไม่ประสงค์ให้เก็บ ควรมีวิธีลงเวลาแบบอื่นรองรับ
- ระยะเวลาเก็บ กำหนดให้ชัดว่าเก็บนานเท่าใดและลบเมื่อใด
- ผู้เข้าถึงข้อมูล จำกัดเท่าที่จำเป็นตามหน้าที่ และมีร่องรอยการเข้าถึง
สี่ข้อนี้ควรเขียนไว้ในประกาศความเป็นส่วนตัวสำหรับเจ้าหน้าที่ของหน่วยงาน ไม่ใช่เป็นข้อตกลงที่ไม่มีใครเห็น
โมดูลงานบุคคลใน ERP HOSOffice V2
- ปฏิทินการทำงานรายบุคคล รวมการลงเวลา วันลา วันไปราชการ และวันอบรม ไว้ในหน้าเดียว
- ใบลาที่ได้รับอนุญาตเติมสถานะให้เอง ไม่ต้องบันทึกซ้ำในระบบลงเวลา
- แจ้งวันที่ไม่มีหลักฐานรายสัปดาห์ ถึงหัวหน้าหน่วยงาน เพื่อสอบถามและบันทึกผลได้ทัน
- รองรับหลายวิธีลงเวลา เพื่อให้มีทางเลือกสำหรับผู้ที่ไม่ประสงค์ให้เก็บข้อมูลอ่อนไหว
- กำหนดระยะเวลาเก็บและลบข้อมูลอัตโนมัติ ตามที่หน่วยงานตั้งไว้
- ร่องรอยการเข้าถึง บันทึกว่าใครเปิดดูข้อมูลของใครเมื่อใด
- สรุปรายเดือนพร้อมส่งงานการเงิน วันทำงาน วันลาแยกประเภท และวันไปราชการ ในรายงานเดียว
ผลที่ได้คือไม่มีใครต้องเทียบสมุดกับทะเบียนอีก เพราะทั้งสองอย่างเป็นมุมมองของข้อมูลชุดเดียวกัน
คำถามที่พบบ่อย
สมุดลงเวลากับทะเบียนวันลาไม่ตรงกัน ควรเริ่มแก้ที่ไหน
เริ่มที่ทำให้ใบลาที่ได้รับอนุญาตแล้วไปเติมสถานะในปฏิทินการทำงานของบุคคลนั้นโดยอัตโนมัติ เพราะสาเหตุหลักคือข้อมูลเดียวกันถูกบันทึกสองที่โดยคนละคน เมื่อใดที่ต้องบันทึกซ้ำ จะมีโอกาสไม่ตรงกันเสมอ
วันที่ไม่มีลายมือชื่อลงเวลา ควรทำอย่างไร
ตรวจว่ามีใบลาหรือหนังสืออนุมัติเดินทางไปราชการของวันนั้นหรือไม่ ถ้าไม่มีทั้งสองอย่าง ต้องสอบถามและบันทึกผลไว้ สิ่งสำคัญคือควรตรวจเป็นรายสัปดาห์ ไม่ใช่รอถึงสิ้นเดือน เพราะเมื่อข้ามเดือนไปแล้วมักไม่มีใครจำข้อเท็จจริงของวันนั้นได้
ใช้ลายนิ้วมือหรือสแกนใบหน้าลงเวลา ต้องทำอะไรก่อน
ต้องพิจารณาตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 เพราะเป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่อ่อนไหว หน่วยงานควรระบุฐานการประมวลผลที่ใช้ กำหนดระยะเวลาเก็บ จำกัดผู้เข้าถึง และควรมีวิธีลงเวลาทางเลือกสำหรับผู้ที่ไม่ประสงค์ให้เก็บ พร้อมแจ้งไว้ในประกาศความเป็นส่วนตัวสำหรับเจ้าหน้าที่
ข้อมูลลงเวลาควรเก็บไว้นานแค่ไหน
ควรกำหนดระยะเวลาเก็บให้ชัดโดยพิจารณาจากความจำเป็นในการใช้งาน เช่น การตรวจสอบย้อนหลังและการเบิกจ่ายที่เกี่ยวข้อง แล้วลบเมื่อพ้นกำหนด การเก็บไว้ตลอดไปโดยไม่มีเหตุผลรองรับเป็นความเสี่ยงที่ไม่จำเป็น รายละเอียดควรหารือกับผู้รับผิดชอบด้านข้อมูลส่วนบุคคลของหน่วยงาน
แหล่งอ้างอิง
- ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยการลาของข้าราชการ พ.ศ. 2555 ราชกิจจานุเบกษา เล่ม 129 ตอนพิเศษ 22 ง วันที่ 24 มกราคม 2555
- พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 สำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
- หลักเกณฑ์กระทรวงการคลังว่าด้วยมาตรฐานและหลักเกณฑ์ปฏิบัติการควบคุมภายในสำหรับหน่วยงานของรัฐ พ.ศ. 2561
ขอขอบคุณสำนักนายกรัฐมนตรี สำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล และกระทรวงการคลัง ที่เผยแพร่ระเบียบและหลักเกณฑ์ให้หน่วยงานใช้อ้างอิงได้
บทความนี้เป็นการสรุปเพื่อเผยแพร่ความเข้าใจ ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย การตีความขั้นสุดท้ายเป็นของงานบุคคลและผู้รับผิดชอบด้านข้อมูลส่วนบุคคลของแต่ละหน่วยงาน
ระบบนี้เป็นงานบริหารหลังบ้านขององค์กร ไม่ใช่ระบบรักษาพยาบาล