งานการเงินและบัญชีโรงพยาบาล ปิดงบให้เร็วขึ้น
สาเหตุที่ปิดงบช้าไม่ได้อยู่ที่คนทำงานช้า แต่อยู่ที่ข้อมูลต้องเดินทางผ่านหลายไฟล์ บทความนี้ไล่ให้เห็นว่าข้อมูลควรไหลจากพัสดุและบุคลากรมาถึงบัญชีอย่างไร
เวลาถามฝ่ายการเงินว่าทำไมปิดงบช้า คำตอบที่ได้แทบไม่เคยเป็น "งานเยอะ" แต่มักเป็น "รอข้อมูลจากฝ่ายอื่น" ซึ่งเป็นคำตอบที่ตรงประเด็นที่สุด เพราะงานบัญชีคืองานปลายน้ำ ข้อมูลต้องไหลมาจากต้นน้ำก่อนเสมอ
ต้นน้ำของงานบัญชีอยู่ที่ไหนบ้าง
ตัวเลขที่ฝ่ายการเงินต้องใช้ ส่วนใหญ่ไม่ได้เกิดที่ฝ่ายการเงิน
- จากงานพัสดุ — ใบสั่งซื้อ ใบตรวจรับ และยอดตั้งเบิกเจ้าหนี้การค้า
- จากงานบุคลากร — วันลา ชั่วโมง OT และการเปลี่ยนแปลงอัตราเงินเดือน
- จากหน่วยงานย่อย — ใบยืมเงินราชการ ค่าเดินทางไปราชการ และเงินบริจาค
- จากงานสาธารณูปโภค — ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ ที่ต้องปันส่วนตามหน่วยงาน
ถ้าแต่ละแหล่งส่งมาเป็นกระดาษหรือไฟล์ Excel คนละแบบ ฝ่ายการเงินจะเสียเวลาไปกับการคีย์ซ้ำและตรวจทานมากกว่าการทำบัญชีจริง
สามอาการที่บอกว่าข้อมูลไม่ได้ไหล
- คีย์เลขเดิมมากกว่าหนึ่งครั้ง — ถ้ายอดเดียวถูกพิมพ์ทั้งที่พัสดุและที่การเงิน แปลว่ามีโอกาสไม่ตรงกันตั้งแต่ต้น
- ต้องรอไฟล์จากคนอื่นก่อนเริ่มงาน — และถ้าคนนั้นลา งานหยุดทั้งสาย
- ตอบคำถามย้อนหลังไม่ได้ทันที — ถูกถามว่ายอดนี้มาจากใบไหน แล้วต้องขอเวลาไปค้น
โครงงานการเงินใน ERP HOSOffice V2
เสาการเงินและบัญชีแบ่งเป็นสามกลุ่ม
บัญชีและงบประมาณ — บัญชีการเงิน ยืมคืนเงิน และสาธารณูปโภค
ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และรายรับ — เจ้าหนี้การค้า บริหารลูกหนี้ และเงินบริจาค
ค่าตอบแทน — เงินเดือน ซึ่งอ่านข้อมูลวันลาและเวลาทำงานจากเสาทรัพยากรบุคคลโดยตรง
จุดสำคัญไม่ได้อยู่ที่จำนวนโมดูล แต่อยู่ที่ทั้งหมดนี้ใช้ฐานข้อมูลเดียวกับงานพัสดุและงานบุคลากร รายการที่ตั้งเบิกจากงานพัสดุจึงไหลเข้างานเจ้าหนี้เองโดยไม่ต้องคีย์ซ้ำ
สิ่งที่เปลี่ยนไปหลังข้อมูลไหลเอง
ฝ่ายการเงินจะเปลี่ยนจาก "คนรวบรวมตัวเลข" เป็น "คนตรวจสอบตัวเลข"
ซึ่งเป็นงานที่ตรงกับหน้าที่จริงมากกว่า และเป็นงานที่คนแทนกันไม่ได้
ผลพลอยได้ที่ตามมาคือตรวจสอบย้อนหลังได้ทุกรายการ เพราะทุกยอดรู้ว่ามาจากเอกสารใบไหน ใครเป็นคนบันทึก และแก้ไขครั้งล่าสุดเมื่อไร
ข้อควรระวังตอนเริ่มใช้
การย้ายงานบัญชีเข้าระบบควรทำต้นปีงบประมาณ ไม่ควรทำกลางปี เพราะยอดยกมาจะซับซ้อนโดยไม่จำเป็น และควรกันเวลาไว้สำหรับการตรวจสอบยอดยกมาให้ตรงกับระบบเดิมก่อนเริ่มใช้จริง
ถ้าอยากดูว่าใบตั้งเบิกจากงานพัสดุไหลเข้างานบัญชีอย่างไร นัดสาธิตออนไลน์ได้ ทีมงานจะพาดูทีละโมดูลตามงานที่หน่วยงานใช้จริง